Vladan Balaban, generalni direktor "M&I Systems" - Napredna IT rešenja su najjača karika u lancu trgovine

(Vladan Balaban, generalni direktor "M&I Systems")

Trgovcima je u uslovima porasta konkurencije i zaoštravanja tržišne utakmice neophodna fleksibilnost poslovanja i sposobnost za brze reakcije na izazove. Faza planiranja je najznačajnija etapa upravljačkog procesa u trgovini, jer uključuje odlučivanje o tome kako će strategija kompanije biti implementirana. Samo efikasno planiranje koje uzima u obzir sve relevantne činioce poslovanja može ponuditi odgovore na navedena pitanja i osigurati profit.

Besprekorno planiranje osigurava uspeh

Preduslov dobrog planiranja je fokusiranje na interne procese, što zahteva besprekorno upravljanje svim segmentima poslovanja. Optimizacija svakodnevnih procesa rada dokazano obezbeđuje kompetitivnu prednost, jer omogućava racionalizaciju troškova, standardizaciju procedura i, što je najvažnijie, zadovoljne i verne kupce. Jedan od ključnih zadataka dobrog IT rešenja je da trgovcima pruži bolji, jednostavniji, kvalitetniji i efikasniji uvid u sve transakcije koje se odvijaju na prodajnom mestu, istovremeno smanjujući neusklađenost u zalihama. Kako to postići?

Konstantan i sveobuhvatan uvid u poslovne procese kompanije - od nabavke, preko logistike pa sve do nivoa maloprodaje moguće je obezbediti kreiranjem jedinstvene IT platforme koja optimizuje čitavo poslovanje. Time se obezbeđuje strateška podrška, planiranje implementacije i upravljanje arhitekturom preduzeća, uključujući IT sisteme, poslovne procese, organizacionu strukturu, proizvode i usluge, funkcije, podatke, veze među objektima i drugo. Dakle, današnjem poslovanju neophodni su IT proizvodi kreirani u skladu sa specifičnim zahtevima svakog klijenta, tako da omoguće uključivanje svih elemenata bitnih za poslovni proces u sam poslovni model. Aris BPM je platforma koja nudi niz različitih softverskih proizvoda i ima odgovor na zahteve savremenog poslovanja.

Unapređenje planiranja od nabavke do prodaje

U proces korporativnog planiranja uključeni su svi zaposleni, pri čemu svako od njih izvršava različiti zadatak ili funkciju. Strateško planiranje, planiranje likvidnosti, plan rasta, planiranje robe i zaliha samo su neki od potrebnih koraka u procesu planiranja. S obzirom na to da su svi navedeni koraci nečija odgovornost, zadaci se često posmatraju izdvojeno, čime se komplikuje i otežava sagledavanje međusobnog uticaja pojedinih planova. Ispitivanje postojećih (AS-IS) procesa omogućava definisanje zavisnosti među zaposlenima, tokova podataka i samih podataka, kao i uvođenje određenih korekcija i unapređenja. To skraćuje ciklus planiranja, čini etape u procesu efikasnijim i obezbeđuje svojevrsni kontinuitet samog sistema. Integrisani pristup planiranju uključuje modelovanje i uvođenje precizno definisanih uloga zaposlenih na različitim pozicijama.

Većina organizacija korake u procesu planiranja obavlja u heterogenom okuženju, ali sam proces planiranja mora biti posmatran i optimizovan u celosti, preko i nezavisno od tih "sistemskih granica". Angažovanje kompanije koja pruža konsultantske usluge u domenu menadžmenta biznis procesa (BPM) omogućava efikasnu podršku u modelovanju okruženja u kojem se planiranje sprovodi, kao i određivanju prioriteta unutar funkcija planiranja, što dovodi do efikasnog prepoznavanja potencijala unapređenja i sistemskih zahteva za integrisano rešenje za planiranje.

Kako odabrati prava IT rešenja

Mnoge kompanije uočavaju da prikupljanje ključnih pokazatelja s prodajnog mesta, tzv. POS KPI-jevi, može povećati efikasnost i kvalitet usluge jedino i samo onda ako su ti KPI-jevi povezani s procesima prodajnog mesta, POS procesima. Istovremeno, konstantna prevencija rizika postaje ključno pitanje koje uvek treba imati u vidu. Danas je postalo neophodno da se konvencionalna IT rešenja nadograde aplikacijama koje analitičke funkcije kombinuju s nadzorom poslovnih procesa.

Poslovanje u trgovini traži postepeno, homogeno IT okruženje koje nudi integrisane IT "servise" i usklađeno je s potrebama radnika i poslovnih operacija. Zato je pri izboru platforme BPM-a ključno sledeće pitanje - nudi li platforma samo mogućnost izrade slike poslovnih procesa ili postoji neka metodologija "usađena" u samu platformu tj. softverski alat? ARIS Process Performance Manager (ARIS PPM) je IT alat koji omogućava kompanijama nadzor i analizu POS transakcija, a istovremeno i strukture POS procesa. Analizirajući POS procese ARIS PPM daje ključni doprinos u optimizaciji procesa trgovine. Nezavisne analitičke kuće kao najbolje rešenje za modelovanje i analizu poslovnih procesa ističu upravo ARIS.

Specifičnost ARIS platforme je specijalizovani softver koji dinamički prati i menja procese, pa se promena bilo kog dela procesa može automatski odretiti, bez značajnijeg utroška vremena. Stoga je i implementacija novih procesa znatno brža i jednostavnija, što organizaciji obezbeđuje nesmetane promene - od strategije i dizajna, preko implementacije do kontrolinga. Kombinacija više BPM ARIS rešenja za IT arhitekturu sa procesnim znanjem konsultanata, omogućava klijentima dostizanje fleksibilnog, optimalnog IT okruženja uz smanjenje IT projektnih troškova. Svaki korisnik zajedno sa konsultantima može da konfiguriše "svoju" platformu, birajući proizvode u skladu sa specifičnim poslovnim potrebama. Niko bolje od ljudi iz same kompanije ne poznaje njeno poslovanje, pa je stoga glavni posao dobrog BPM konsultanta da sasluša kupca, pomogne mu u formulisanju predloga unapređenja i obezbedi metodologiju kojom će realizovati ciljeve.

Pametne investicije stvaraju uštede

Dosadašnje iskustvo pokazalo je da uvođenje ARIS platforme smanjuje troškove poslovnog procesa i do 15%, uz povećanje kvaliteta procesa, odnosno manji broj grešaka do 30%. Veoma je važno naglasiti i uštede u vremenu koje mogu biti i 30%, zatim kraći period obuke zaposlenih, što automatski uzrokuje i niže troškove od 10-30%. Uvođenje ARIS BPM-a u poslovanje omogućava i manje internih zahteva za podrškom - od 15 do 30%, zatim smanjen broj pritužbi od strane korisnika 15-30%. Jedna od značajnih prednosti tog rešenja je i bolje predviđanje budućih situacija i planiranje koje se unapređuje i do 30%.

Uvođenje BPM-a u kompaniji Knjaz Miloš

Jedan od uspešno završenih BPM projekata koji je nedavno realizovao "M&I Systems Co. Group" je uvođenje softverskih alata ARIS Business Architect u kompaniji Knjaz Miloš. Umesto nabavke novog ERP (Enterprise Resource Planning) sistema, lider u proizvodnji vode u Srbiji odlučio je da upravljanje procesima u računovodstvu i finansijama, proizvodnji i zalihama postigne dopunom postojećeg sistema. To je kompaniji donelo značajne uštede u vremenu i novcu, a takođe je unapređen i proces planiranja i kontrolinga, razvojem softvera SoMoPiK i DW rešenja MARS. Određena modifikovana rešenja u kompaniji "Knjaz Miloš" već su implementirana kroz izmene ERP sistema i izmene toka procesa. Posle modelovanja procesne strukture, pristupili smo razvoju softverskog proizvoda za Poslovno planiranje i kontroling, koji se pokazao kao odličan alat za brže i pouzdanije donošenje odluka, a samim tim i predviđanje budućih situacija. Projekat je završen za oko tri meseca, a sprovođenje promena nastupilo je odmah po završetku BPM projekta.

Najznačajnije promene

- Kreirana i implementirana rešenja za elektronsko učitavanje izvoda, blagajničko poslovanje i cash flow - direktna metoda. Rešenja smanjuju obim manuelnog rada i ostavljaju više raspoloživog vremena za druge aktivnosti ljudi koji rade na ovim poslovima

- Kreirana i implementirana rešenja za vođenje zaliha materijala po prosečnim cenama sa direktnim knjiženjem u glavnu knjigu. Nema naknadnog knjiženja, već se radi u dan, čime se na dnevnom nivou dobija tačna informacija o stanju zaliha

- Izrada softvera za upravljačko računovodstvo: paralelno knjiženje na klasi 9 - po mestima i nosiocima troškova, rasporedu troškova po ključevima, uz obračun cene koštanja

Povraćaj investicije

Važno je naglasiti da, po implementaciji BPM-a, organizacija nastavlja da održava svoje procesne modele i da ih menja u skladu sa izmenama nastalim u ERP-u. Svi modeli procesa su transparentni, odnosno dostupni svim učesnicima procesa, koji mogu davati sugestije za njegove izmene i poboljšanje. Kada je reč o uštedama koje će kompanija ostavriti, u ovoj fazi je nezahvalno govoriti o tačnim ciframa jer su izmene u toku. Poznato je da se povraćaj investicije od ulaganja u softver uglavnom očekuje za dve do pet godina, u zavisnosti od obima izmena i ulaganja. Tada će se videti tačna finansijska korist.

O kompaniji "M&I Systems"

Kompanija "M&I Systems Co. Group" u svom portfoliu ima konsultantske usluge u domenu Business Process Management-a (BPM)-a. Uspostavila je partnerstvo sa IDS Scheer, članicom Software AG-a. IDS Scheer je firma iz Software AG grupe koja je svetski lider na području Business Process Managementa sa svojom ARIS platformom. Trenutni portfolio čini više od 10.000 klijenata u 75 zemalja, a ta grupacija više od 25 godina unapređuje procese i isporučuje proizvode i usluge velikim i uspešnim kompanijama među kojima su trgovinski lanci "Konzum", "Mercator", "7-Eleven", CSM, "Avon", dok je među mnogobrojnim korisnicima BPM-a u Srbiji i "Knjaz Miloš".

Tekst u celosti preuzet iz: www.crier.co.rs