Kako firme u Srbiji organizuju službeni put - Budžet je retko veći od 100.000 EUR, uglavnom koriste usluge agencija, a vreme i novac najbitniji faktori

Upravo su ovo neki od podataka koje portal "eKapija" ekskluzivno objavljuje na osnovu rezultata ankete o organizaciji i realizaciji poslovnih putovanja u kompanijama u Srbiji, koju je uradila agencija za istraživanje tržišta MASMI u saradnji sa kompanijom "Amadeus" i našim portalom.

U istraživanju su učestvovale dve grupe ispitanika, osobe koje u kompanijama donose odluke u vezi sa poslovnim putovanjima, te zaposleni koji su putovali najmanje tri puta u toku 2014. godine.

Rezultati koje smo dobili pokazuju da je budžet anketiranih firmi za službena putovanja u 2014. godini uglavnom bio manji od 80.000 EUR, i to kod 60% firmi, njih 36,7% je izdvojilo od 80.000 do 100.000 EUR, dok je vrlo mali postotak onih koji izdvajaju više od 100.000 EUR u ove svrhe. U prošloj godini se putovalo nešto više unutar Srbije (89%), nego van njenih granica (70%), a 73% firmi je organizovalo između 250 i 500 putovanja.

Automobil i avion najpopularniji vidovi prevoza

Polovina predstavnika anketiranih firmi u Srbiji je odgovorila da na poslovni put ide nekoliko puta godišnje, dok 35% ide nekoliko puta mesečno. Na tom putovanju uglavnom ostaju 3-5 dana (43%), dok samo 4% putnika ostane 7 ili više dana. Mesta u Evropi su najčešće destinacije putnika (67%), dok 55% ispitanika često putuje poslovno širom Srbije. Samo 5% ispitanika ide na put na daleke svetske destinacije.

Tokom svoja tri najduža službena putovanja, putnici su najčešće koristili automobil (63%) i avion (60%), dok su autobusom išli na samo 8% putovanja. Za odabir prevoznog sredstva vreme trajanja puta je najbitniji faktor i to misli čak 85% ispitanika, dok su cene, udobnost putovanja i usklađenost sa satnicom poslovnih sastanaka mnogo manje bitni.

Lokacija i cena određuju smeštaj

Skoro svi ispitanici (95%) su koristili usluge hotelskog smeštaja tokom svoja poslednja tri poslovna putovanja, a 79% njih smatra lokaciju najvažnijim faktorom pri odabiru smeštaja. Cena je najbitnija za 43% ispitanika, pokazalo je istraživanje.

Za organizaciju putovanja u kompanijama, odnosno, rezervaciju avionskih, voznih, karata, bukiranje hotela, iznajmljivanja automobila, i druge usluge, najčešće je zadužen asistent/sekretar(ica) i to u 37% firmi, a potom sam putnik (23%), te menadžer za putovanja i Odeljenje za ljudske resurse.

Za sve elemente organizacije putovanja uglavnom je odgovoran administrativni sektor u kompaniji. Kada je reč o najvažnijim odlukama u vezi sa organizacijom i realizacijom poslovnih putovanja, u 57% slučajeva ih donosi menadžment kompanije.

Troškovi putovanja u firmama najčešće se pokrivaju službenom kreditnom karticom ili gotovinom, dok obračun troškova uglavnom radi asistent na osnovu računa ili sam putnik po povratku sa puta.

Istraživanje je, takođe, pokazalo da više od polovine kompanija poseduje Pravilnik o poslovnim putovanjima, dok ga 34% kompanija nema. S druge strane, 82% putnika je upoznato sa detaljima pravila i procedurama u pravilniku i ponašaju se u skladu sa njima. Pravilnik najčešće reguliše rezervaciju/kupovinu svih usluga vezanih za poslovni put (67,3%), dok je kupovina avionskih karata obuhvaćena ovim pravilnikom u 34,5% slučajeva.

Najčešće se koriste eksterni sajtovi

Rezultati ankete koju su sproveli "Amadeus" i agencija MASMI pokazuju da kompanije za organizaciju poslovnih putovanja uglavnom koriste usluge turističkih agencija i to njih 77%, te eksterne veb sajtove u istom postotku. Korporativne internet platforme i mobilne aplikacije se koriste u znatno manjem broju.

Aviokarte kompanije kupuju uglavnom preko agencija (33%). Vozne i autobuske karte se kupuju putem sajtova kompanija koje nude takve vrstu usluga (27%), dok je najveći procenat onih koji ne mogu da kažu kako kupuju te karte (30%). Rezervacije hotela se uglavnom obavljaju putem sajtova kompanija koje nude tu vrstu usluga (47%).

Iznajmljivanje automobila (53,3%) i ishrana (30%) u najvećoj meri se vrše putem sajtova kompanija koje nude te usluge. Transfer, osiguranje i druge usluge se uglavnom rezervišu preko sajtova kompanija koje nude te usluge (30%) i preko specijalizovanih kompanija (30%).

Oko 70% ispitanika koji donose odluke u vezi sa organizacijom i realizacijom poslovnih putovanja je zadovoljno korišćenjem sajtova aviokompanija, hotela i rezultata pretrage interneta, dok je 52% njih zadovoljno korišćenjem usluga turističkih agencija i kompanija koje se bave organizacijom tih putovanja.

Vreme i troškovi najbitniji u organizaciji

Putnici smatraju da je vreme za planiranje puta (79%) najvažnije, dok su odmah iza njega lakoća organizacije i plaćeni troškovi poslovnog puta (67%), cena putovanja (47%), i mogućnost rezervacije svih usluga na jednom mestu (47%).

Oko 32% putnika je odgovorilo da poslovni put planiraju jedan mesec unapred, a 27% putnika dve nedelje pre puta. Pri organizaciji tog putovanja najčešće se koriste eksterne usluge (53%), 44% putnika organizuje poslovni put samostalno.

Skoro polovina ispitanika ne rezerviše nijedan element poslovnog puta samostalno, ali približan broj bukira hotel samostalno, dok trećina njih samostalno kupuje avionske karte, pokazali su rezultati ankete. Oni koji donose odluke u vezi sa poslovnim putovanjima u firmama, očekuju da će vreme organizacije postati kraće, i to 40% ispitanika, dok 27% njih očekuje promene u slaganju zaposlenih sa pravilnikom kompanije o poslovnih putovanjima. Njih 47% smatra da je pri organizaciji službenih putovanja najbitnije vreme posvećeno planiranju i troškovi puta, a 40% njih smatra da je najvažnija mogućnost poređenja ponuda različitih pružalaca usluga.

U gotovo svim kompanijama (83%) postoji osoba zadužena za nadgledanje/kontrolu troškova poslovnih putovanja, kažu odgovorna lica u kompanijama. U samo 3% kompanija ne postoji organizovani način kontrole troškova vezanih za poslovna putovanja. Takođe, kompanije uglavnom obraćaju pažnju gde se nalaze zaposleni kada su na poslovnom putu - 80% kompanija prati gde se nalaze zaposleni na putu. Štaviše, 87% smatra da je uvid u kretanje zaposlenih za vreme službenog putovanja dobro za kompaniju.

Oko 80% kompanije ne koristi IT rešenja

Kada je reč o IT rešenjima/aplikacijama za organizaciju poslovnih putovanja, 80% kompanija ih ne koristi, dok bi 67% njih volelo da ih koristi.

Skoro svi putnici su zadovoljni uslugom organizacije službenih putovanja u kompaniji, samo 1% ispitanika nije. Oko 62% putnika bi želelo da sve aktivnosti u vezi sa odlaskom na put budu organizovane u okviru njihove kompanije, dok 23% njih želi da neka eksterna kompanija vrši organizaciju tih aktivnosti i usluga.

Budžet anketiranih kompanija za poslovna putovanja u 2015. godini je u 67% slučajeva manji od 80.000 EUR, dok 33% kompanija ima budžet veći od 80.000 EUR.

Samo 27% kompanija ima štedni plan u vezi sa organizacijom i menadžmentom poslovnih putovanja u 2015. godini, dok više od polovine njih planira da ostvari uštedu smanjenjem broja putovanja.

Putnici retko kombinuju privatni i poslovni put

Kada je reč o slobodnom vremenu tokom poslovnih putovanja, 57% predstavnika firmi je odgovorio da ga ima i da ga koriste za razgledanje grada, šetnju i obilazak znamenitosti.

Više od polovine putnika nema običaj da kombinuje poslovno putovanje sa privatnim, dok svega njih 12% često kombinuje.

O istraživanju

U anketi koju je sprovela agencija MASMi u saradnji sa kompanijom "Amadues", odgovaralo je 100 predstavnika firmi koji su išli na poslovni put minimum tri puta u toku prošle godine (generalni direktor, direktor marketinga, stručna lica, pomoćnik direktora...), te 30 ispitanika odgovornih za organizaciju i menadžment poslovnih putovanja u kompanijama (administrativni sektor, viši menadžment, šef računovodstva, direktor....).

Da bi kompanija učestovala u istraživanju morala je da ima najmanje 20 zaposlenih, minimalni prihod ostvaren u 2014. godini 1,5 mil EUR, te budžet za poslovna putovanja najmanje 80.000 EUR ili da je realizovala minimalno 250 putovanja u prošloj godini.

Oko 45% učesnika u istraživanju je iz firmi do 250 zaposlenih, 41% ispitanika je iz firmi koje imaju od 250 do 1.000 radnika, a anketa je u najvećoj meri sprovedena u delatnosti proizvodnje.

Kako kаžu u "Amadeusu", cilj istraživanja je bio da se sazna kako anketirane kompanije u Srbiji organizuju svoja službena putovanja, te da se stekne uvid u to kako se na najbolji način može izaći u susret njihovim potrebama i preferencijama kada je reč o organizaciji tih putovanja.

Tehnike koje su korišćene prilikom anketiranja su kvantitativno istraživanje, CAWI (kompjuterski podržano veb anketiranje), CATI (kompjuterski podržano telefonsko anketiranje), te terenski rad od 20. avgusta do 20. septembra 2015. godine.

Vedrana Džudža