Verpflichtung zum Dokumentieren von Fahrtkosten für Arbeitnehmer - Ja, sie ist noch in Kraft

Anfang 2019 akzeptierten Arbeitgeber und Arbeitnehmer missbilligend die neue Verpflichtung, die Fahrtkosten zu dokumentieren, und die Situation ist heute nicht anders.


Ohne formelle Änderung der Vorschriften gab das Finanzministerium die Stellungnahme Nr. 011-00-12 / 2019-04 am 1. Februar 2019 unter Angabe seiner Position zur Anwendung von Steuervorschriften, die erheblich von der bisherigen mehrjährigen Praxis abweichen.

Nach Ansicht des Ministeriums gilt die Zulage des Arbeitnehmers auf dieser Grundlage nach dem Gesetz über die Körperschaftsteuer als nicht dokumentierter Aufwand, wenn die Zulage für die Fahrtkosten nicht durch ein glaubwürdiges Buchhaltungsdokument dokumentiert wird dh sie werden nicht als Aufwand in der Steuerbilanz erfasst, sondern sind in der Gewinnsteuerbemessungsgrundlage enthalten. Es unterliegt nicht einer Steuererleichterung nach Artikel 18 des Gesetzes über die Einkommensteuer der Bürger sondern einer Lohnsteuer von 10%.

Nach der allgemeinen Regel sind die Stellungnahmen der Verwaltungsbehörden nicht bindend (Artikel 80 Absatz 2 des Gesetzes über die öffentliche Verwaltung), jedoch eine Sonderregelung (Artikel 11 Absatz 3 des Gesetzes über das Steuerverfahren und die Steuerverwaltung) sieht vor, dass die Handlungen zur Anwendung von Vorschriften aus der Verantwortung des Finanzministeriums (Ausarbeitungen, Stellungnahmen, Anweisungen, Richtlinien usw.) für die Maßnahmen der Steuerverwaltung bindend sind.

In der Praxis bedeutet dies, dass die Inspektoren der Steuerverwaltung die Stellungnahme des Finanzministeriums während der Steuerkontrolle sorgfältig anwenden. Diese Stellungnahme wird somit ohne Änderung der Vorschriften zu einer verbindlichen Regel. In der Erwägung, dass die Beschwerden gegen die Entscheidungen der Steuerinspektoren vom Finanzministerium beigelegt werden und dass solche Beschwerden die Vollstreckung von Entscheidungen nicht aufschieben und dass die Rechtmäßigkeit der vom Ministerium getroffenen Entscheidungen zweiter Instanz vom Verwaltungsgericht in der Verwaltung geprüft wird das Verfahren, das standardmäßig mehrere Jahre dauert, zeigt, dass die Arbeitgeber schnell handeln und dieses Problem durch interne Handlungen in ihren jeweiligen Organisationen weiter regulieren müssen.

Obwohl das Finanzministerium der Ansicht war, dass die Steuervorschriften nur in der in seiner Stellungnahme angegebenen Weise ausgelegt werden dürfen, wurde Ende 2019 das Gesetz über die Einkommensteuer der Bürger geändert, unter anderem in dem Teil, der sich auf Steuererleichterungen bezieht, nach dem die dokumentierten Fahrtkosten für Arbeitnehmer der Einkommensteuer des Bürgers unterliegen.

Nach der ersten Stellungnahme veröffentlichte das Finanzministerium in der Vorperiode mehrere weitere Stellungnahmen, die sich auf die Behandlung solcher Zahlungen beziehen. Folgendes haben wir aus diesen Meinungen gelernt:

- Die Arbeitgeber müssen die internen Rechtsakte - den allgemeinen Erlass (Arbeitsregeln/ Tarifvertrag) und das Regelwerk für Rechnungslegung und Rechnungslegungsgrundsätze anpassen, um die Erstattung der Transportkosten an die Arbeitnehmer zu regeln und geeignete Rechnungslegungsunterlagen festzulegen, die für die Registrierung von Geschäftsänderungen geeignet sind (Stellungnahmen von das Finanzministerium Nr. 011-00-12 / 2019-04 vom 1. Februar 2019, 011-00-528 / 2019 vom 16. Juli 2019).


- Die Erstattung der Fahrtkosten für Arbeitnehmer gemäß dem allgemeinen Erlass und dem Arbeitsvertrag des Arbeitgebers unterliegt unabhängig von der steuerlichen Behandlung dieser Erstattung nicht der Zahlung von Beiträgen zur obligatorischen Sozialversicherung (Stellungnahmen des Finanzministeriums Nr. 430-00-648 / 2019-04 vom 17. Januar 2020, Nr. 011-00-141 / 2020-04 vom 26. Februar 2020 und Nr. 011-00-391 / 2020-04 vom 7. Juli 2020).


- Wenn ein Arbeitgeber nicht über relevante gültige Dokumente verfügt, die die Kosten für den Transport der Arbeitnehmer belegen, sondern stattdessen die Lohnsteuer für diese Zahlungen berechnet und zahlt, wird die gezahlte Erstattung dennoch als Aufwand im Steuerbilanz für den Steuerzeitraum erfasst, in dem sie gezahlt wurde zum Zwecke der Erhebung der Gewinnsteuer (Stellungnahme des Finanzministeriums Nr. 011-00-00040 / 2019-04 vom 3. Juni 2020).

Gültige Buchhaltungsunterlagen sind zu berücksichtigen:

1. falls vom Arbeitgeber bereitgestellt:

- Bei Verwendung eines Privatfahrzeugs (Verwendung von Firmengutscheinen / Gutscheinen / Karten für den Kauf von Benzin durch Mitarbeiter an Tankstellen, mit denen der Arbeitgeber einen Vertrag abgeschlossen hat): Einzelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers, in der alle einzelnen von gekauften Gasmengen angegeben sind Mitarbeiter während eines Monats mit begleitender Liste der Mitarbeiter, die mit persönlichen Fahrzeugen zur Arbeit und zurück fahren (Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Nummer des Gutscheins / der Karte für den Benzinkauf);

- Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Kauf von Monatskarten durch den Arbeitgeber für die öffentlichen Verkehrsmittel): Einzelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers, in der alle einzelnen gekauften monatlichen Prepaid-Karten angegeben sind, zusammen mit einer Liste der Arbeitnehmer, für die öffentliche Verkehrsmittel verwendet werden Pendeln zur und von der Arbeit (Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Anzahl der monatlichen Prepaid-Karten);

- Bei Verwendung eines Taxis (Verwendung von Firmengutscheinen / Gutscheinen / Karten für die Nutzung von Taxidiensten von Taxiverbänden, mit denen der Arbeitgeber einen Vertrag abgeschlossen hat): Einzelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers, in der alle einzelnen Beträge der verwendeten Taxikosten angegeben sind von Mitarbeitern während eines Monats mit begleitender Liste der Mitarbeiter, die mit dem Taxi zur und von der Arbeit fahren (Vor- und Nachname des Mitarbeiters, Nummer des Gutscheins / der Karte für Taxikosten).

2. wenn von Mitarbeitern bereitgestellt:

- Bei Verwendung eines Privatfahrzeugs: Fiskalischer Kassenbeleg (e) für gekauftes Gas sowie Erklärung des Arbeitnehmers, dass sich diese Rechnung (en) auf das Gas bezieht, das dieser Mitarbeiter zur Deckung der Kosten für den Weg zur und von der Arbeit gekauft hat;

- Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel: Fiskalischer Kassenbeleg (e) für gekaufte monatliche / tägliche Prepaid-Karte (n), zusammen mit der Erklärung des Mitarbeiters, dass sich diese Rechnung (en) auf die monatliche / tägliche Karte (n) bezieht, für die dieser Mitarbeiter gekauft hat Deckung der Kosten für den Weg zur und von der Arbeit;

- Bei Verwendung eines Taxis: Taxirechnungen zusammen mit der Erklärung des Arbeitnehmers, dass sich die betreffenden Rechnungen auf Taxifahrten beziehen, die dieser Arbeitnehmer zur Deckung seines Pendelverkehrs zur und von der Arbeit verwendet.

(Stellungnahmen des Finanzministeriums Nr. 401-00-02148 / 2019-16 vom 5. Juni 2019 und Nr. 011-00-544 / 2019 vom 16. Juli 2019)

Obwohl eine falsche Auslegung einer Stellungnahme des Ministeriums dazu führte, dass die Medien Mitte 2020 bekannt gaben, dass die Verpflichtung zur Kostendokumentation abgeschafft wurde, bleibt diese Verpflichtung dennoch bestehen. In Anbetracht der Änderung des Gesetzes über die Einkommensteuer für Bürger, die vorsieht, dass zur Ausübung des Rechts auf Steuererleichterungen die Transportkosten dokumentiert werden müssen, bleibt diese Verpflichtung bis zu einer möglichen künftigen Änderung der Vorschriften in Kraft.

Dieser Artikel ist als ausschließlich informativ anzusehen und beabsichtigt nicht, Rechtsberatung zu leisten. Wenn Sie zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an die Anwaltskanzlei PR Legal.

Autorin: Ivana Ruzicic, geschäftsführende Gesellschafterin bei PR Legal.

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