Serbia Edition
Serbische Ausgabe
Izdanje BiH
Izdanje Crna Gora
Vesti
Standard za savremene sastanke - Budite efikasniji uz osam pravila
Komentari
Ilustracija (Foto: Monkey Business Images/shutterstock.com)
Veliki problem je i taj što se sastanak često saziva zbog nečijeg ega. Koristi se za prikazivanje moći i statusa, pa niko ne želi da bude izostavljen, jer se plaši da bi to mogao da bude loš znak za njegovu karijeru.
- Sastanci IT odeljenja često se "dave" u informacijama i prikazivanju tih informacija. Ti sastanci su doslovno mrtvi, jer se 75% vremena troši na prikazivanju informacija - kaže Pitampali.
Ono što svi moraju shvatiti je da se sastanci koriste za saradnju i razgovore o zanimljivim i kompleksnim informacijama, kaže.
Stoga je osmišljen "Standard za savremene sastanke", koji postavlja osnovna pravila kada treba sazvati sastanak.
Vođe donose odluke, ne sastanke
Kad se pitanje pojavi na vašem stolu, prvo morate prihvatiti da je sada ono vaše vlasništvo, kaže Pitamipali. Ako se odluka mora doneti, i nije preterano važna, onda lider donosi odluku i ide dalje. Ako je potrebna odluka koja će imati određene posledice, lider može zatražiti informacije od drugih, ali to nije razlog za sazivanje sastanka.
- Mnogi osećaju nelagodu kad moraju da donesu odluku i koriste sastanke za skrivanje. Misle da mogu sazvati sastanak i učiniti da njihov problem postane zajednička odluka, teši ih ideja o deljenju rizika. Misle da ih neće okriviti ako se nešto loše dogodi - kaže on.
Sastanci bi trebalo da rešavaju sukobe ili koordinišu delovanje
Umesto da sazovu sastanak o manje bitnom pitanju, lideri bi trebalo da druge obaveste o svojoj odluci i razmišljanju koje stoji iza nje. Zatim se može sazvati sastanak kako bi pojedinci izneli svoje zabrinutosti, postavili pitanja ili zatražili izmene. Kako "voz već napušta stanicu", lideri bi trebalo da napraveizmene samo ako se slažu s njima.
S druge strane, kad su ulozi veliki, a odluka važna, sastanak treba da razreši sukob. U ovom slučaju, lider ne treba da otkrije svoju odluku, da ne utiče na razmišljanje tima. Umesto toga, treba podstaći debatu i raditi na konsenzusu. Važno je dopustiti da najbolja odluka prevlada, iako nije vaša, kaže Pitampali.
Sastanci su brzi i završavaju na vreme
Sastanci bi trebalo da budu što je moguće kraći, uz izbegavanje prepirki koje se vrte u krug i ne doprinose odluci. Vreme je novac, misle izvršni direktori Ritz-Carltona u Atlanti. Sastaju se u hodniku pred kancelarijom predsednika, radi razgovora koji je uvek kraći od 10 minuta i uključuje nula ćaskanja.
- Onaj koji saziva doznaje koliki je interes, odluka se donosi i razilaze se - kaže Pitampali.
Broj učesnika je ograničen
Ako nemate snažno mišljenje, na vas ne utiče rezultat, niste ključni za koordinaciju koja se mora dogoditi, ne trebamo vas. Od sada, ako ste pozvani na sastanak na kojem vam nije mesto, nemojte doći.
Svi nepripremljeni otpadaju
Svaki sastanak traži pripremu učesnika. Na primer, vođa postavlja dnevni red i definiše problem, alternative i odluku. Određuje kakvu vrstu povratnih informacija traži i najvaljuje šta će biti rezultat sastanka ako bude uspješan.
- Ako neko dođe nepripremljen, otkažite sastanak ili ga održite bez njega. Ako neko dođe i ne učestvuje, ne zovite ga na idući sastanak - kaže Pitampali.
Nema zapisnika, samo akcijski plan
Lideri će proveriti kod učesnika rade li ono što je dogovoreno na sastanku.
- Pozovite ih na red. Ako nećete vi, ko će? - kaže Pitampali.
Memorandumi će se pročitati
Jedini način da se smanji broj sastanaka je da svi čitaju memorandume koje primaju. Ako ne, opet se vraćamo na informativne sastanke.
Kultura brejnstorminga je nužna
Seanse brejnstorminga puštaju mašti učesnika da se raspojasa, a otklanjaju strah i anksioznost koji je mogu prigušiti. Kompanije kao što je IDEO pokazuju da je brejnstorming aktivnost drugačija od onog što se inače događa u konferencijskim sobama. To je "anti-sastanak" na kojem uobičajena pravila ne važe..
Tagovi:
Al Pitampali
Al Pittampalli
sastanci
kako imati produktivan sastanak
Standard za savremene sastanke
brejnstorming
poslovni savet
Komentari
Vaš komentar
Rubrike za dalje čitanje
Potpuna informacija je dostupna samo komercijalnim korisnicima-pretplatnicima i neophodno je da se ulogujete.
Pratite na našem portalu vesti, tendere, grantove, pravnu regulativu i izveštaje.
Registracija na eKapiji vam omogućava pristup potpunim informacijama i dnevnom biltenu
Naš dnevni ekonomski bilten će stizati na vašu mejl adresu krajem svakog radnog dana. Bilteni su personalizovani prema interesovanjima svakog korisnika zasebno,
uz konsultacije sa našim ekspertima.